Biên bản cuộc họp là gì? Tổng hợp các mẫu biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là một phần quan trọng của quá trình hội họp và ghi chép các thông tin quan trọng, quyết định, và cuộc trao đổi ý kiến trong một cuộc họp. Nó không chỉ giúp lưu giữ lịch sử cuộc họp mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tiến độ và thực hiện các cam kết và nhiệm vụ sau cuộc họp.

Trong bài viết dưới đây, Nội thất Zear sẽ nói rõ hơn cho bạn biết được biên bản cuộc họp là gì và gợi ý những mẫu biên bản cuộc họp chuẩn.

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp còn được gọi là biên bản họp. Đây là loại văn bản ghi lại những gì diễn ra trong cuộc họp nội bộ hoặc cuộc họp giữa các cơ quan, tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp. Tài liệu này thường sẽ tổng hợp rất nhiều thông tin và ý kiến khác nhau của người tham gia.

Khi cuộc họp kết thúc, tất cả những người tham dự đều ký tên và cam kết những nội dung đã thống nhất hoặc trình bày tại cuộc họp. Mỗi cuộc họp phải có ít nhất một thư ký và người này sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra danh sách người tham dự và vắng mặt. Đồng thời, thư ký cũng là người sẽ ghi lại mọi thông tin, diễn biến trong cuộc họp.

Vai trò của biên bản cuộc họp

Thông thường, biên bản sẽ được dùng để ghi lại những sự việc đã, đang diễn ra trong cuộc họp đó. Vì vậy, đây được coi là văn bản không có giá trị pháp lý nhưng là căn cứ chứng minh những sự việc này đã và đang xảy ra.

Chỉ cần nhìn vào phút đó, mọi người sẽ có thể một lần nữa xem xét lại những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hay những ý kiến, đóng góp mang tính xây dựng của các cá nhân, đơn vị liên quan. Thông qua phút, bạn có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.

Trường hợp cá nhân tham gia cuộc họp thì ký vào biên bản, tức là xác nhận cam kết của mình trong việc thực hiện công việc. Lúc này biên bản họp công ty có tác dụng như lời nhắc nhở các cá nhân tham gia thực hiện công việc của mình.

Ngoài ra, biên bản còn có vai trò giúp những người liên quan có nội dung để theo dõi trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo. Cùng với đó, bạn sẽ kiểm tra được tính chính xác của công việc cần thực hiện.

Bố cục của một biên bản cuộc họp

Thông tin của biên bản cần được ghi chính xác, đầy đủ và đi vào đúng trọng tâm.

• Quốc hiệu và tiêu ngữ
• Tên của biên bản cuộc họp.
• Địa điểm, thời gian lập biên bản có giờ, ngày, tháng, năm cụ thể.
• Sự tham dự và vắng mặt.
• Mục đích của cuộc họp.
• Nội dung cuộc họp diễn ra theo trình tự thời gian.
• Các quyết định và chỉ thị được đưa ra.
• Đóng góp của những thành viên tham gia vào cuộc họp.
• Công việc sắp tới và phân công trách nhiệm.
• Số phiếu bầu (nếu có).
• Kết thúc cuộc họp với những lý do và xác nhận cụ thể đã được đọc để tất cả các bên tham gia nghe và thống nhất.
• Giờ kết thúc cuộc họp.
• Thủ tục ký kết, xác nhận của các bên liên quan.

Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn

Chuẩn bị các mẫu biên bản phù hợp

Trước khi cuộc họp diễn ra, bạn nên chuẩn bị sẵn mẫu biên bản phù hợp với nội dung cuộc họp. Để đảm bảo quá trình ghi chép lại thông tin cuộc họp được dễ dàng hơn. Không phải ai cũng có thể nhanh chóng nắm bắt được nhiều thông tin để ghi chép đúng tất cả các nội dung nên việc chuẩn bị một mẫu biên bản theo đúng quy định và yêu cầu của công ty sẽ là cần thiết.

Biên bản phải bảo đảm các nội dung cơ bản sau:

• Thời gian và địa điểm của cuộc họp
• Những người tham gia
• Nội dung cuộc họp
• Kết luận cuộc họp

Trình bày ngắn gọn

Biên bản là nội dung quan trọng nên cần trình bày thông tin đầy đủ với độ chính xác cao. Bạn nên chắt lọc những thông tin quan trọng, không nên dùng ngôn ngữ hoa mỹ và viết ở mọi nơi mọi người giao tiếp trong cuộc họp.

Nội dung ngắn gọn, súc tích và chính xác

Nội dung biên bản được trình bày ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu sẽ giúp người xem xét nắm bắt thông tin dễ dàng hơn. Biên bản phải cung cấp chính xác những thông tin đã được thống nhất trong quá trình thảo luận. Đồng thời, để bảo đảm biên bản được trình bày khách quan, trung thực, người ghi biên bản không được thêm bớt ý kiến, nhận xét cá nhân về nội dung này.

Đi đúng trọng tâm

Căn cứ vào mục đích cuộc họp, biên bản cuộc họp phải phản ánh chính xác trọng tâm của vấn đề để mọi người có thể hiểu và nắm bắt chính xác vấn đề. Vì vậy, người ghi biên bản phải đảm bảo đúng trọng tâm cuộc họp, tránh trình bày lan man, dài dòng về những nội dung không thực sự cần thiết.

Mẫu biên bản cuộc họp

Những lưu ý khi ghi biên bản cuộc họp

Chuẩn bị mẫu biên bản cuộc họp

Mẫu biên bản họp tiêu chuẩn sẽ bao gồm các nội dung sau:

• Nội dung chính: Thông tin về tên cuộc họp, mục đích cuộc họp cũng như thời gian diễn ra cuộc họp. Ngoài ra, bạn cần cung cấp thêm thông tin về thành phần tham gia cuộc họp (chủ trì cuộc họp, thư ký và người tham gia).
• Nội dung cuộc họp: Bạn cần ghi lại đầy đủ các diễn biến, nội dung được thảo luận trong cuộc họp theo đúng thứ tự thời gian thực tế, tập trung chủ yếu vào những nội dung quan trọng, mang tính quyết định. kèm theo các ý kiến được đưa ra trong cuộc họp.
• Kết luận của chủ tọa cuộc họp: Đây là cơ sở để các nhà quản lý làm cơ sở cho việc đưa ra các quyết định tiếp theo của mình.

Tìm hiểu kỹ chính sách làm việc, hội họp của công ty

Học cách ghi chú nhanh chóng và đầy đủ

Kết luận

Các câu hỏi thường gặp

Nguyễn Đức Hải

Tôi là Nguyễn Đức Hải – CEO của Nội Thất Zear có kinh nghiệm lâu năm trong sản xuất và cung cấp sản phẩm nội thất văn phòng có chất lượng hàng đầu với giá cả hợp lý. Thương hiệu Zear của tôi cung cấp đa dạng các sản phẩm nội thất văn phòng và dịch vụ thiết kế, thi công hoàn thiện nội thất văn phòng cho công ty.