Hot Desking là gì? Tất tần tật về xu hướng Hot Desking trong 2023

Hot Desking là một thuật ngữ mới và đang là xu hướng làm việc mới hiện nay. Thuật ngữ này rất phổ biến trong các mô hình văn phòng Coworking. Bởi nó khuyến khích sự tương tác trong môi trường làm việc và khả năng sáng tạo của nhân viên.

Vậy Hot Desking là gì? Liệu mô hình làm việc này có phù hợp với công ty của bạn? Hãy cùng Nội thất Zear khám phá về thuật ngữ này trong bài viết dưới đây nhé!

Hot Desking là gì?

Hot Desk hay còn được gọi là Flexible Desk. Thuật ngữ này đề cập đến việc có một không gian làm việc linh hoạt. Nơi cá nhân có quyền lựa chọn bất kỳ bàn làm việc nào trong văn phòng. Điều này cho phép họ thay đổi vị trí làm việc theo ý muốn. Thậm chí có thể làm việc tại nhiều bàn khác nhau trong cùng một ngày. Miễn là bàn làm việc đó còn trống.

Hiện nay mô hình làm việc này ngày càng trở nên phổ biến. Bởi nó cung cấp sự linh hoạt cho mọi người được làm việc ở thời gian và không gian mà họ ưa thích. Đáp ứng nhu cầu từ các doanh nghiệp cá nhân đến các tập đoàn quốc tế.

Thường thì Hot Desk được thực hiện trong các văn phòng chia sẻ hoặc gọi chung là các trung tâm làm việc. Nơi mọi người có thể sử dụng bàn làm việc vào bất kỳ thời điểm nào mà không phải ký kết hợp đồng dài hạn. Nhờ vào cách tổ chức này, mô hình Hot Desking giúp tối ưu hóa sử dụng không gian làm việc. Đồng thời giảm thiểu diện tích văn phòng không cần thiết.

Các tiện ích mà Hot Desk Concept cung cấp

Hot Desk Concept cung cấp sự linh hoạt trong việc sử dụng không gian làm việc. Do đó Hot Desk luôn có các tiện ích đi kèm sau:

Ổ điện và kết nối wifi

Hot Desking luôn được trang bị các tiện ích cơ bản như ổ cắm điện và kết nối wifi. Trong các môi trường làm việc cao cấp, có sẵn các không gian riêng tư cho cuộc gọi điện thoại. Ví dụ như các bốt điện thoại hoặc phòng chờ chung.

Tùy thuộc vào ngành nghề, điện thoại có thể được cố định sẵn tại các bàn làm việc để nhân viên sử dụng khi cần thiết. Đặc biệt là trong trường hợp của các công ty chuyên về bán hàng.

Phòng họp và các khu vực chung

Hầu hết các hệ thống Hot Desk cho phép bạn dễ dàng đặt phòng họp thông qua các ứng dụng di động hoặc trang web của họ hoặc thông qua dịch vụ lễ tân.

Bên cạnh việc sử dụng chỗ ngồi linh hoạt, bạn cũng có thể sử dụng các khu vực chung như không gian thảo luận tự do, phòng họp,…

Khu vực in ấn

Tương tự việc đặt phòng họp, các mô hình Hot Desking thường cung cấp đầy đủ trang thiết bị in ấn, máy fax và các dịch vụ liên quan khác để phục vụ nhu cầu của nhân viên.

Các loại bàn ghế làm việc cũng thường là nội thất tiêu chuẩn để phù hợp với nhiều người khác nhau. Trong đó, các mẫu bàn ghế văn phòng sau thường được các văn phòng Hot Desking sử dụng:

• bộ bàn làm việc chân chữ x
• bàn chân sắt chữ u
• bàn làm việc 5 người
• bàn làm việc 6 người
• bàn làm việc 8 người
• bàn phòng họp nhập khẩu
• ghế lưới trưởng phòng
• ghế văn phòng có ngả lưng

Lưu trữ đồ đạc cá nhân

Việc lưu trữ túi xách, áo khoác và các vật dụng cá nhân luôn là một quan tâm quan trọng của nhân viên. Một số coworking spaces cho phép người sử dụng hot-desking lưu trữ đồ cá nhân tại chỗ ngồi linh hoạt trong một khoảng thời gian cố định.

Một số không gian chung cung cấp tủ hoặc chỗ để đồ cá nhân. Chẳng hạn như tủ sắt 6 cánh, tủ locker,… Thậm chí cung cấp tủ khóa cho những người sử dụng Hot Desk Concept.

Tuy nhiên, thông thường, nhân viên sẽ giữ vật dụng cá nhân tại chỗ ngồi linh hoạt của họ suốt cả ngày. Dù đó là thời gian họ họp hoặc thời gian nghỉ trưa.

Lợi ích khi sử dụng Hot Desking

Cách sử dụng Hot Desking phụ thuộc vào phong cách làm việc và nhu cầu riêng của mỗi người. Các cá nhân làm công việc tự do thường đánh giá cao khả năng làm việc linh hoạt tại những nơi có thể gặp gỡ khách hàng tiềm năng.

Trong khi đó, các doanh nhân và chủ doanh nghiệp có thể tận dụng tính linh hoạt của Hot Desk để quản lý. Hoặc di chuyển nhân viên đến nhiều địa điểm khác nhau.

Hot Desking cho doanh nghiệp

Tính năng của hot-desk cho phép doanh nghiệp quản lý nhân sự làm việc từ xa. Mà không cần phải đầu tư số tiền lớn vào văn phòng cố định từ đầu.

Ngoài ra, sự linh hoạt nhanh chóng là một yếu tố quan trọng khi xem xét việc mở rộng đội ngũ nhân viên và phát triển kích thước kinh doanh. Thuê chỗ ngồi linh hoạt giúp công ty mở rộng quy mô vào các thị trường quan trọng một cách nhanh chóng. Đồng thời thu hồi vốn đầu tư khi cần. Điều này cũng loại bỏ rủi ro liên quan đến việc duy trì văn phòng riêng tại nhiều địa điểm.

Cùng với việc mở rộng và tăng cường tốc độ phát triển, việc tiết kiệm chi phí cũng là một điểm thu hút đối với các doanh nghiệp lớn.

Hot Desk cho cá nhân

Nếu bạn là doanh nhân hoặc freelancer và có nhu cầu làm việc một cách linh hoạt về không gian và thời gian. Thì hot-desking là một giải pháp tiết kiệm chi phí cho việc thuê văn phòng. Một ưu điểm nữa của Hot Desking là bạn không cần phải ký kết các hợp đồng thuê văn phòng dài hạn. Điều này mang lại sự tự do và linh hoạt trong việc sử dụng không gian làm việc.

Mô hình làm việc này còn giúp bạn mở rộng mạng lưới chuyên gia. Cũng như những người làm việc từ xa hoặc làm việc tự do, tạo ra nhiều cơ hội hợp tác mới. Với những người thường xuyên di chuyển và tham gia vào nhiều dự án tại các địa điểm khác nhau, hot-desking cung cấp không gian làm việc giữa các thành phố khác nhau.

Sự tiện lợi này không chỉ tăng năng suất làm việc. Mà còn đảm bảo bạn có tất cả lợi ích của một không gian văn phòng tại bất kỳ đâu bạn làm việc.

Mở rộng sự hợp tác và đổi mới

Dù bạn làm việc trong một văn phòng truyền thống hay một không gian làm việc chung rộng lớn, Hot Desking đều thúc đẩy việc gần kết và tương tác giữa mọi người. Điều này mở ra những cơ hội mới cho nhà đầu tư, khách hàng, đối tác. Và cả nhân viên thông qua các mối quan hệ mới mẻ và thú vị.

Một nghiên cứu năm 2018 đã chứng minh rằng mô hình Coworking đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ giữa các doanh nhân, cá nhân sáng tạo và các công ty khởi nghiệp. Điều này thường được thúc đẩy thông qua việc thiết kế không gian làm việc linh hoạt. Bao gồm việc sử dụng cơ sở hạ tầng chung và công nghệ hỗ trợ liên tục.

Làm sao để biết Hot-Desking có phù hợp với mình hay không?

Hot Desking mang theo một loạt quyết định kinh doanh mạnh mẽ. Nó cho phép bạn mở rộng thị trường hoặc tuyển dụng tài năng từ xa mà không phải gánh nặng cam kết dài hạn. Hoặc phải trả chi phí lớn như văn phòng truyền thống.

Tuy nhiên, cách sắp xếp này không phải lúc nào cũng phù hợp với tất cả ngành nghề và phong cách làm việc.

Một điểm yếu lớn của hot-desking là bảo mật công việc. Trong trường hợp này, công ty có thể xem xét sử dụng một văn phòng riêng tư trong không gian làm việc chung. Điều này giúp đảm bảo cả sự riêng tư và chất lượng công việc. Đồng thời vẫn giữ được lợi thế của không gian mở và sự cộng đồng làm việc chung.

Kết luận

Tóm lại, mô hình Hot Desking đem lại hàng loạt lợi ích hiệu quả. Nó giúp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, giảm diện tích không cần thiết. Do đó loại bỏ những hợp đồng thuê kéo dài từ 1-5 năm. Đồng thời mở rộng mạng lưới đối tác trong cả ngành và ngoài ngành. Đây cũng là cách thu hút tài năng từ khắp mọi nơi trên thế giới.

Nguyễn Đức Hải

Tôi là Nguyễn Đức Hải – CEO của Nội Thất Zear có kinh nghiệm lâu năm trong sản xuất và cung cấp sản phẩm nội thất văn phòng có chất lượng hàng đầu với giá cả hợp lý. Thương hiệu Zear của tôi cung cấp đa dạng các sản phẩm nội thất văn phòng và dịch vụ thiết kế, thi công hoàn thiện nội thất văn phòng cho công ty.